안녕하세요. IT 트렌드와 업무 자동화를 연구하는 IT연구소장입니다.
이 글에서는 Notion, 엑셀, 구글 시트 세 가지 도구를 어떤 상황에 써야 하는지 실전 기준으로 비교합니다. 셋 다 쓸 줄 아는 것보다 지금 하려는 일에 맞는 걸 고르는 게 먼저입니다. Notion vs 엑셀, 구글 시트 vs 엑셀, 업무 도구 비교, 생산성 툴, 직장인 추천에 관심 있는 분께 도움이 됩니다.
"Notion이 요즘 핫하다던데 엑셀 대신 써도 될까요?"
이 질문을 정말 많이 받습니다. 결론부터 말하자면 Notion이 엑셀을 대체하는 건 아닙니다. 셋은 각각 잘하는 일이 다릅니다. 어떤 일을 하느냐에 따라 답이 달라지는데, 이 기준을 모르고 쓰다 보면 불편한 툴을 억지로 쓰거나 괜찮은 툴을 제대로 못 활용하게 됩니다. 3가지를 모두 써온 경험을 바탕으로 각 툴이 잘하는 것과 못하는 것을 정리합니다.
■ 한 줄 요약 먼저
| 툴 | 가장 잘하는 것 | 못하는 것 |
| Notion | 정보 정리, 프로젝트 관리, 문서화 | 복잡한 수식, 대용량 데이터 처리 |
| 엑셀 | 복잡한 계산, 데이터 분석, 재무 모델링 | 실시간 협업, 다른 앱과 연동 |
| 구글 시트 | 실시간 협업, 다른 앱 연동, 공유 | 엑셀 수준의 고급 기능, 오프라인 작업 |
■ Notion - 정보를 모아두고 관리하는 데 씁니다
Notion은 문서, 데이터베이스, 할 일 목록, 위키, 프로젝트 관리를 한 공간에서 할 수 있는 툴입니다. 팀 내 문서를 모아두거나, 프로젝트 현황을 한눈에 보거나, 개인 업무 허브로 쓰기에 적합합니다. 특히 데이터베이스 기능이 강력한데, 같은 데이터를 표(Table), 보드(Board), 캘린더, 갤러리 등 다양한 형태로 전환해서 볼 수 있습니다. 팀원들과 실시간으로 함께 편집하는 것도 가능합니다.
Notion이 잘 맞지 않는 경우는 숫자 계산이 많은 작업입니다. SUM, VLOOKUP, 피벗 테이블처럼 복잡한 수식이 필요한 작업은 Notion으로 하면 불편합니다. 엑셀이나 구글 시트에서 10초 안에 되는 계산이 Notion에서는 몇 배 더 걸리거나 아예 안 되는 경우가 있습니다. Notion은 숫자를 계산하는 툴이 아니라 정보를 정리하고 관리하는 툴입니다.
팀 문서 모음 / 프로젝트 진행 현황 관리 / 회의록 아카이브 / 콘텐츠 캘린더 / 개인 업무 허브 / 고객사 정보 관리(CRM 대용) / 사내 위키
■ 엑셀 - 수식과 데이터 분석이 많으면 여전히 엑셀입니다
엑셀은 수십 년간 업무 현장에서 쓰여온 이유가 있습니다. 복잡한 수식, 피벗 테이블, 매크로(VBA), 고급 차트, 대용량 데이터 처리에서 다른 툴이 따라오기 어렵습니다. 재무 모델링, 예산 계획, 데이터 분석, 통계 작업처럼 계산이 핵심인 업무에서는 엑셀이 가장 강합니다. 구글 시트에 없는 고급 함수나 파워 쿼리 같은 기능도 엑셀에만 있습니다.
엑셀의 단점은 협업입니다. 여러 사람이 같은 파일을 동시에 편집하는 게 구글 시트에 비해 불편하고, 파일을 이메일로 주고받다 보면 어느 버전이 최신인지 헷갈리는 일이 생깁니다. 혼자 분석하는 작업에는 여전히 최강이지만, 팀 전체가 함께 실시간으로 업데이트해야 하는 자료는 구글 시트가 더 편합니다.
재무 계획·예산 수립 / 복잡한 데이터 분석 / 피벗 테이블·고급 차트 / 매크로 자동화 / 대용량 데이터 처리 / 오프라인 작업이 많은 환경
■ 구글 시트 - 팀과 함께 실시간으로 쓰는 스프레드시트
구글 시트는 기능의 90%가 엑셀과 비슷하지만, 협업과 연동에서 차이가 납니다. 링크 하나로 팀원 전체가 동시에 같은 파일을 편집할 수 있고, 변경 이력이 자동으로 저장됩니다. 구글 폼과 연동하면 설문 응답이 자동으로 시트에 쌓이고, Zapier·Make 같은 자동화 툴과도 연결이 쉽습니다. IMPORTRANGE 함수로 다른 시트의 데이터를 실시간으로 불러오는 것도 됩니다.
팀 전체가 함께 보고 수정하는 자료, 예를 들어 주간 현황 시트, 콘텐츠 발행 일정, 예약 관리 같은 용도에서는 구글 시트가 엑셀보다 훨씬 편합니다. 단, 엑셀의 고급 기능이 꼭 필요한 재무 모델링이나 복잡한 매크로 작업은 구글 시트로 완전히 대체하기 어렵습니다.
팀이 함께 실시간으로 편집하는 자료 / 구글 폼 응답 자동 수집 / 다른 앱과 자동화 연동 / 외부 협력사와 파일 공유 / 언제 어디서나 접근해야 하는 자료
■ IT연구소장 의견: 하나만 써야 한다면, 함께 써야 한다면
세 가지 중 하나만 써야 한다면 직무에 따라 다릅니다. 숫자와 데이터 분석이 많은 재무·회계·데이터 직무라면 엑셀이 기본입니다. 팀과 협업이 많고 문서 관리가 중요한 직무라면 Notion과 구글 시트 조합이 효율적입니다. 1인 사업자나 프리랜서라면 Notion 하나로 대부분을 처리할 수 있습니다.
실제 현장에서는 세 가지를 조합해서 씁니다. 프로젝트 관리와 문서는 Notion, 팀원들과 공유하는 현황 시트는 구글 시트, 복잡한 데이터 분석이나 재무 작업은 엑셀. 어느 하나가 다른 하나를 완전히 대체하는 게 아니라, 각각의 강점이 있는 일에 맞게 쓰는 게 가장 효율적입니다.
■ 자주 묻는 질문 (Q&A)
Q. Notion 데이터베이스로 엑셀처럼 계산을 할 수 있나요?
A. 기본적인 합계, 평균 같은 계산은 됩니다. 하지만 엑셀처럼 복잡한 수식을 여러 셀에 연결하거나, VLOOKUP처럼 다른 테이블에서 데이터를 가져오는 작업은 어렵습니다. 단순 집계 수준은 Notion으로 가능하지만 그 이상은 엑셀이나 구글 시트를 쓰는 게 맞습니다.
Q. 구글 시트와 엑셀 파일 형식이 호환되나요?
A. 대부분 호환됩니다. 구글 시트에서 엑셀 파일(.xlsx)을 열거나, 반대로 구글 시트를 엑셀로 내보내는 게 됩니다. 다만 엑셀의 고급 기능(VBA 매크로, 특정 차트 유형 등)은 변환 과정에서 깨지거나 지원이 안 되는 경우가 있으니 확인이 필요합니다.
Q. Notion 무료 버전에서도 팀원과 함께 쓸 수 있나요?
A. 네, 무료 플랜에서도 팀원을 초대해서 함께 편집할 수 있습니다. 다만 무료 플랜은 게스트 수, 파일 업로드 용량, 일부 기능에 제한이 있습니다. 소규모 팀이라면 무료로도 충분히 쓸 수 있고, 팀이 커지면 Plus 플랜($10/멤버/월)을 고려하면 됩니다.
Q. 구글 시트는 엑셀 없이도 쓸 수 있나요?
A. 네, 구글 계정만 있으면 됩니다. 별도 프로그램 설치 없이 브라우저에서 바로 쓸 수 있고 무료입니다. 다만 인터넷이 없는 환경에서는 오프라인 모드를 미리 설정해둬야 사용할 수 있습니다.
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모두가 업무 자동화를 하는 그 날까지, 앞으로 다양한 정보 공유하겠습니다.
지금까지 IT연구소장이었습니다.