안녕하세요. IT 트렌드와 업무 자동화를 연구하는 IT연구소장입니다.
이 글은 업무 자동화 필수 툴 20개 시리즈 3탄입니다. 반복 업무 제거와 앱 간 연동 자동화 툴 5가지를 실전 예시와 함께 소개합니다. 업무 자동화, 노코드 자동화, 반복업무 줄이기, 업무 생산성, 직장인 꿀팁, IT 트렌드에 관심 있는 분께 도움이 됩니다.
매일 하는 그 작업, 사실 안 해도 되는 거 아닐까요?
엑셀에서 데이터 복붙하기, 완료된 업무를 다른 앱에 다시 입력하기, 매주 같은 형식의 보고서 만들기. 이런 작업들은 시간이 오래 걸리지 않아서 그냥 넘어가기 쉽습니다. 하지만 하루 20분짜리 반복 작업이 쌓이면 한 달에 7시간입니다. 1년이면 84시간, 열흘이 넘습니다. 저도 이걸 계산하고 나서 반복 업무를 바라보는 시각이 완전히 바뀌었습니다. 오늘은 코딩 없이 반복 업무를 없애는 자동화 툴 5가지를 소개합니다.
■ 1. Zapier - 앱과 앱을 연결해서 일이 알아서 되게 만드는 툴
Zapier는 서로 다른 앱들을 연결해서 자동화 워크플로우(Zap)를 만드는 노코드 툴입니다. "A가 일어나면 B를 해라"는 구조로, 예를 들어 "구글 폼에 응답이 오면 → 슬랙으로 알림 보내고 → 노션 DB에 자동 저장"하는 자동화를 코딩 없이 만들 수 있습니다. 연동 가능한 앱이 7,000개 이상으로 거의 모든 업무 툴이 포함됩니다.
제가 처음 만든 Zapier 자동화는 간단했습니다. 블로그에 댓글이 달리면 슬랙으로 알림이 오는 것이었습니다. 만드는 데 10분도 안 걸렸고, 그 뒤로 매번 블로그를 직접 확인하던 습관이 사라졌습니다. 지금은 클라이언트 문의 이메일이 오면 → Notion DB에 자동 분류되고 → 담당자에게 슬랙 알림이 가는 자동화를 운영 중입니다. 직접 써본 경험으로는, 첫 자동화를 만든 날이 업무 방식이 바뀐 분기점이었습니다. 이 자동화 하나로 문의 누락이 완전히 없어졌습니다. 무료 플랜에서 월 100개 작업까지 사용 가능합니다.
처음 Zapier를 쓴다면 가장 귀찮은 반복 작업 하나만 골라서 시작하세요. "매주 월요일 아침에 팀 슬랙 채널에 주간 목표 메시지 자동 발송"처럼 단순한 것부터 시작하면 됩니다. 작은 자동화가 성공하면 점점 복잡한 워크플로우로 확장하는 게 자연스럽게 됩니다. 한 번에 다 만들려다가 포기하는 경우가 많습니다.
| 요금 | 무료 (월 100 Tasks) / Starter $19.99/월 |
| 핵심 기능 | 7,000개 이상 앱 연동, 다단계 자동화, 조건부 로직, 필터 |
| 이런 분께 추천 | 앱 간에 데이터를 수동으로 옮기는 작업이 반복되는 분 |
■ 2. Make - Zapier보다 복잡한 자동화를 더 저렴하게
Make(구 Integromat)는 Zapier와 같은 노코드 자동화 툴이지만, 시각적인 플로우 차트 방식으로 자동화를 구성합니다. 화면에서 앱 아이콘을 선으로 연결하는 방식이라 전체 자동화 흐름이 한눈에 보입니다. 무료 플랜에서 월 1,000개 작업을 제공해서 Zapier 무료 플랜(100개)에 비해 10배 많은 양을 처리할 수 있습니다.
Zapier와 Make는 경쟁 툴이지만 저는 둘 다 씁니다. 간단한 자동화는 Zapier로 빠르게 만들고, 여러 단계가 복잡하게 얽힌 자동화는 Make로 만듭니다. 예를 들어 "유튜브에 영상이 올라오면 → 제목과 설명을 추출하고 → ChatGPT로 블로그 요약 초안을 만들고 → Notion에 저장하고 → 슬랙으로 알림"처럼 5단계 이상의 자동화는 Make의 시각적 편집이 훨씬 관리하기 편합니다. 복잡한 자동화를 무료로 넉넉하게 쓰고 싶다면 Make가 더 유리합니다.
Make에는 시나리오 템플릿이 수백 개 있습니다. 처음 만든다면 처음부터 설계하지 말고 비슷한 템플릿을 가져와서 수정하세요. 검색창에 쓰고 있는 앱 이름을 치면 관련 템플릿이 나옵니다. "Gmail + Notion", "Slack + Google Sheets"처럼 조합으로 검색하면 원하는 자동화를 빠르게 찾을 수 있습니다.
| 요금 | 무료 (월 1,000 Operations) / Core $9/월 |
| 핵심 기능 | 시각적 플로우 설계, 1,000개 이상 앱 연동, 조건·반복·필터 로직 |
| 이런 분께 추천 | 여러 단계가 얽힌 복잡한 자동화를 무료로 많이 쓰고 싶은 분 |
■ 3. Google Apps Script - 구글 툴 안에서 코딩 없이 자동화하는 방법
Google Apps Script는 구글 Sheets, Docs, Gmail, Calendar를 서로 연결하고 자동화하는 구글 내장 스크립트 도구입니다. "코딩"이라는 단어가 나오면 거부감부터 드는 분들이 많은데, 요즘은 ChatGPT에 원하는 기능을 설명하면 바로 코드를 만들어줍니다. 직접 코딩을 몰라도 됩니다.
제가 Apps Script로 만든 자동화 중 가장 유용한 건 주간 보고서 자동 생성입니다. 구글 Sheets에 한 주 동안 업무 내용을 입력해두면, 매주 금요일 오후 5시에 자동으로 보고서 형식으로 정리해서 이메일로 발송하는 스크립트입니다. 이걸 ChatGPT에 설명하고 코드를 받아서 붙여넣는 데 걸린 시간이 30분이었고, 그 뒤로는 주당 1시간씩 절약하고 있습니다. 완전 무료이고 구글 계정만 있으면 바로 시작할 수 있습니다.
Apps Script를 처음 시작한다면 ChatGPT에 이렇게 물어보세요. "구글 Sheets에서 A열에 데이터가 입력되면 자동으로 Gmail로 알림 이메일을 보내는 Apps Script 코드 작성해줘." 이런 식으로 원하는 기능을 구체적으로 설명하면 바로 복붙해서 쓸 수 있는 코드가 나옵니다. 구글 Sheets → 확장 프로그램 → Apps Script에 붙여넣고 실행하면 끝입니다.
| 요금 | 완전 무료 (구글 계정) |
| 핵심 기능 | Sheets·Docs·Gmail·Calendar 간 자동화, 정기 실행 트리거, 이메일 자동 발송 |
| 이런 분께 추천 | 구글 툴을 이미 쓰고 있고 반복 작업을 완전 무료로 없애고 싶은 분 |
■ 4. Notion Automations - Notion 안에서 자동화를 완결하는 방법
Notion에 자동화 기능이 내장됐다는 사실을 모르는 분들이 많습니다. 데이터베이스에서 특정 조건이 충족되면 자동으로 속성 값을 바꾸거나, 담당자에게 알림을 보내거나, 새 페이지를 생성하는 자동화를 Notion 안에서 직접 만들 수 있습니다. 외부 툴 연동 없이 Notion 하나로 자동화가 완결됩니다.
제가 가장 유용하게 쓰는 Notion 자동화는 콘텐츠 상태 변경 시 자동 알림입니다. 콘텐츠 DB에서 상태가 '검수 요청'으로 바뀌면 담당자에게 자동으로 알림이 가고, '발행 완료'로 바뀌면 발행일이 자동으로 오늘 날짜로 기록됩니다. 매번 수동으로 날짜 입력하고 슬랙으로 알리던 작업이 사라졌습니다. Notion을 이미 쓰고 있다면 추가 툴 없이 바로 적용할 수 있어서 진입 장벽이 거의 없습니다.
Notion 데이터베이스에서 "자동화" 버튼(⚡)을 클릭하면 자동화 설정 메뉴가 열립니다. "트리거 → 조건 → 액션" 3단계로 구성되어 있어서 처음 써도 직관적으로 이해됩니다. 가장 먼저 만들면 좋은 자동화는 "상태가 '완료'로 바뀌면 완료일 자동 기록"입니다. 설정에 1분도 안 걸리고 즉시 체감 효과가 납니다.
| 요금 | 무료 플랜 포함 (기본 자동화) / Plus $10/월 (고급 자동화) |
| 핵심 기능 | 조건부 속성 변경, 자동 알림, 페이지 자동 생성, 날짜 자동 기록 |
| 이런 분께 추천 | Notion을 이미 쓰고 있는데 수동으로 속성을 바꾸는 게 번거로운 분 |
■ 5. Bardeen - 브라우저에서 반복 작업을 자동화하는 크롬 확장 프로그램
Bardeen은 크롬 확장 프로그램으로 설치하는 브라우저 자동화 툴입니다. 웹 페이지에서 데이터를 긁어오거나, 여러 탭을 오가며 반복하는 작업을 자동화할 수 있습니다. 특히 LinkedIn에서 연락처를 추출하거나, 웹 페이지의 특정 데이터를 구글 Sheets에 자동으로 저장하는 작업에서 강력합니다. Zapier나 Make가 앱과 앱 사이를 연결한다면, Bardeen은 브라우저 안에서 일어나는 반복 작업을 대신합니다.
저는 경쟁사 콘텐츠 모니터링에 Bardeen을 씁니다. 특정 블로그나 미디어 사이트의 새 글 목록을 매일 자동으로 긁어서 Notion에 저장하는 자동화입니다. 이전엔 매일 아침 직접 사이트를 돌아다니며 확인했는데, 지금은 Notion을 열면 이미 정리되어 있습니다. 무료 플랜에서 기본 자동화를 충분히 사용할 수 있고, 설치 후 바로 쓸 수 있는 템플릿이 수백 개 제공됩니다.
Bardeen을 설치하면 바로 Playbook 템플릿 목록이 나옵니다. "LinkedIn to Notion", "Scrape to Google Sheets"처럼 바로 쓸 수 있는 자동화가 준비돼 있습니다. 처음엔 이 템플릿 중 하나를 골라서 실행해보는 것만으로도 자동화가 어떻게 작동하는지 감이 잡힙니다. 직접 만들기 전에 템플릿 먼저 경험해보는 걸 추천합니다.
| 요금 | 무료 (기본 자동화) / Professional $10/월 |
| 핵심 기능 | 브라우저 자동화, 웹 스크래핑, Notion·Sheets 연동, Playbook 템플릿 |
| 이런 분께 추천 | 웹에서 데이터를 수동으로 복붙하거나 여러 탭을 오가며 작업하는 분 |
■ IT연구소장 의견: 자동화는 한 번 만들면 계속 일합니다
오늘 소개한 자동화 툴들의 공통점이 있습니다. 한 번 세팅하면 내가 자는 동안에도 알아서 돌아간다는 겁니다. 자동화는 비용이 아니라 투자입니다. 30분 들여서 만든 자동화가 매주 3시간을 돌려준다면, 한 달이면 이미 수십 배의 수익을 낸 셈입니다.
처음엔 자동화를 만드는 게 번거롭게 느껴집니다. 저도 그랬습니다. 하지만 첫 번째 자동화가 실제로 돌아가는 걸 보고 나면 생각이 바뀝니다. "이것도 자동화할 수 있지 않을까?"라는 시각으로 업무를 보게 됩니다. AI를 잘 활용하면 반복 작업에서 벗어나 더 중요한 판단에 집중할 수 있습니다. 자동화는 그 첫 번째 실천입니다.
■ 자주 묻는 질문 (Q&A)
Q. Zapier와 Make 중 어떤 걸 먼저 써야 하나요?
A. 처음이라면 Zapier를 추천합니다. 설정이 더 직관적이고 자동화 하나를 만드는 속도가 빠릅니다. 무료 한도(100 Tasks)가 부족해지면 Make로 병행하거나 이동하는 방식이 현실적입니다.
Q. Apps Script는 코딩을 모르면 진짜 못 쓰나요?
A. ChatGPT를 활용하면 코딩 지식이 없어도 됩니다. 원하는 기능을 한국어로 설명하면 코드를 만들어주고, 오류가 생겨도 오류 메시지를 ChatGPT에 붙여넣으면 수정 방법을 알려줍니다. 복붙 능력만 있으면 충분합니다.
Q. 자동화가 오작동하면 어떻게 하나요?
A. Zapier와 Make 모두 실행 기록(History)을 제공합니다. 어느 단계에서 오류가 났는지 로그로 확인할 수 있고, 대부분의 오류는 연동된 앱의 권한 문제입니다. 재연동하면 해결되는 경우가 많습니다.
Q. Bardeen이 접근하는 웹 데이터는 저작권 문제가 없나요?
A. 공개된 웹 페이지의 데이터를 개인 업무용으로 수집하는 건 대부분 허용됩니다. 다만 해당 사이트의 이용약관을 확인하고, 수집한 데이터를 상업적으로 재가공하거나 공개 배포하는 건 피해야 합니다.
Q. 4탄에서는 어떤 툴을 다루나요?
A. 4탄에서는 데이터 분석과 리포트 자동화 툴 5가지를 소개합니다. 구글 Sheets 고급 활용, Notion 대시보드 설계, 데이터 시각화 툴까지 다룹니다.
궁금한 AI 툴이나 자동화 방법이 있다면 댓글 남겨주세요!
모두가 업무 자동화를 하는 그 날까지, 앞으로 다양한 정보 공유하겠습니다.
지금까지 IT연구소장이었습니다.