안녕하세요. IT 트렌드와 업무 자동화를 연구하는 IT연구소장입니다.
이 글은 업무 자동화 필수 툴 20개 시리즈 1탄입니다. 문서 작성·기획 업무 자동화 툴 5가지를 실제 활용 팁과 함께 깊이 있게 소개합니다. 업무 자동화, 문서 자동화, AI 기획 툴, 업무 생산성, 직장인 꿀팁, IT 트렌드에 관심 있는 분께 도움이 됩니다.
툴을 10개 깔아뒀는데 정작 제대로 쓰는 건 2개도 안 된다는 거, 알고 계셨나요?
저도 그랬습니다. "좋다더라" 싶으면 일단 설치하고, 한 달 뒤엔 이름도 기억 못 하는 툴이 수두룩했습니다. 결국 생산성 툴을 '관리'하느라 시간을 쓰는 아이러니가 생겼습니다. 그 경험 이후 저는 툴을 고를 때 한 가지 기준만 씁니다. "이게 내 업무 흐름에서 구체적으로 어디에 들어가는가?" 오늘은 그 기준으로 살아남은 문서·기획 자동화 툴 5가지와, 각각을 어떻게 써야 진짜 효과가 나는지 알려드립니다.
■ 1. Notion - 흩어진 업무 정보를 하나의 시스템으로
Notion의 진짜 강점은 메모 앱이 아니라 업무 운영 시스템을 만들 수 있다는 점입니다. 페이지 안에 데이터베이스를 넣고, 그 데이터베이스를 캘린더·갤러리·칸반·리스트 뷰로 자유롭게 전환할 수 있습니다. 예를 들어 콘텐츠 관리 DB를 만들면 같은 데이터를 일정 캘린더로 보다가 진행 상태별 칸반으로 즉시 전환할 수 있습니다. 데이터는 하나인데 보는 방식만 바꾸는 겁니다.
Notion 도입 전에는 메모는 메모장, 프로젝트는 엑셀, 참고 자료는 구글 드라이브로 따로 관리했습니다. 자료 하나 찾으려면 세 군데를 뒤져야 했고, 거기서 낭비되는 시간이 하루 20~30분은 됐습니다. Notion으로 통합한 뒤 그 시간이 5분 이하로 줄었고, 지금은 블로그 운영·클라이언트 관리·주간 업무 리뷰까지 전부 Notion 하나에서 돌아갑니다. 데이터베이스에 진행 상태 태그(진행 중·완료·보류)를 달아두면 프로젝트 현황이 한눈에 보여서 따로 보고서를 만들 필요가 없습니다.
Notion을 처음 쓸 때 빈 페이지에서 시작하면 막막합니다. 공식 템플릿 갤러리에서 'Weekly Planner' 또는 'Content Calendar'를 불러와서 시작하세요. 구조가 이미 잡혀 있어서 내 업무에 맞게 커스터마이징만 하면 됩니다. 처음 세팅 시간을 90% 이상 줄일 수 있습니다.
| 요금 | 무료 (개인) / Plus $10/월 |
| 핵심 기능 | 페이지 무제한, 다중 뷰 DB, Notion AI, 게스트 협업 10명 |
| 이런 분께 추천 | 정보가 여기저기 흩어져 있어서 매번 찾는 데 시간을 쓰는 분 |
■ 2. ChatGPT - 초안을 대신 써주는 AI 동료
ChatGPT를 쓰는데도 결과물이 별로라는 분들이 많습니다. 이유는 거의 하나입니다. 프롬프트가 너무 짧습니다. "보고서 써줘"와 "10년 경력 IT 컨설턴트 입장에서, 중소기업의 AI 도입 필요성을 설득하는 제안서를 현황·문제점·해결방안·기대효과 구조로 A4 2장 분량으로 써줘"는 결과물 품질이 완전히 다릅니다.
저는 ChatGPT를 초안 생성기로 씁니다. 직접 처음부터 쓰지 않고, ChatGPT가 초안을 잡으면 저는 검토하고 제 언어로 다듬는 역할만 합니다. 보고서·제안서·이메일·블로그 글 할 것 없이 이 방식으로 작업 시간이 80% 가까이 줄었습니다. AI가 쓴 글을 그대로 올리는 게 아니라, AI가 짜준 뼈대에 내 경험과 판단을 더하는 방식입니다. 이 차이가 글의 퀄리티를 결정합니다.
매번 긴 프롬프트를 새로 쓰는 건 비효율적입니다. 자주 쓰는 업무 유형별로 프롬프트 템플릿을 Notion에 저장해두세요. 보고서용·이메일용·기획서용 템플릿을 만들어두면 복붙 후 조건만 바꿔서 바로 사용할 수 있습니다. 프롬프트 자체를 자산으로 만드는 겁니다.
| 요금 | 무료 (GPT-4o 제한) / Plus $20/월 |
| 핵심 기능 | 문서 초안, 요약, 번역, 코드 작성, 데이터 분석, 아이디어 발산 |
| 이런 분께 추천 | 보고서·이메일·기획서를 자주 쓰는데 매번 처음부터 작성하는 분 |
■ 3. Google Docs - 협업 문서의 실질적인 표준
구글 Docs를 단순한 워드 대체제로만 쓰는 분들이 많은데, 사실 숨겨진 기능이 꽤 많습니다. 특히 버전 히스토리는 알고 나면 없어서는 안 되는 기능입니다. 파일 → 버전 기록 → 버전 기록 보기를 클릭하면, 문서가 언제·누구에 의해·어떻게 바뀌었는지 타임라인으로 전부 추적됩니다. 클라이언트와 분쟁이 생겼을 때 이 기록이 결정적인 역할을 한 적이 실제로 있었습니다.
2024년 이후 통합된 Gemini AI 사이드바도 실무에서 활용도가 높습니다. 문서를 열어둔 채 옆 패널에서 "이 문단 더 간결하게 다듬어줘", "다음 내용 이어서 써줘"를 지시하면 창을 넘어다닐 필요가 없습니다. 저는 외부 협업 문서는 전부 구글 Docs로 진행합니다. 링크 하나로 공유되고, 상대방이 PC든 모바일이든 설치 없이 바로 열린다는 점이 다른 어떤 툴도 따라오기 어려운 강점입니다.
@멘션 + 댓글 기능을 적극 활용하세요. 특정 문장에 댓글을 달고 담당자를 @태그하면 그 사람에게 이메일 알림이 자동으로 갑니다. 수정 요청을 별도 메일로 보낼 필요가 없고, 모든 피드백이 문서 안에 기록으로 남습니다. 문서 하나가 소통 채널이 되는 구조입니다.
| 요금 | 무료 (구글 계정) |
| 핵심 기능 | 실시간 협업, 버전 히스토리 무제한, Gemini 사이드바, @멘션 댓글 |
| 이런 분께 추천 | 외부 협업이 잦고 파일 버전 관리가 헷갈리는 분 |
■ 4. Trello - 기획 진행 상태를 눈으로 보는 방법
기획 업무의 가장 큰 문제는 "지금 어디까지 됐지?"를 파악하는 데 시간이 걸린다는 겁니다. 이메일 스레드를 뒤지거나 팀원에게 일일이 물어봐야 하는 상황이 생깁니다. Trello는 이 문제를 칸반 보드로 해결합니다. 카드를 만들어 '아이디어→초안→검수→완료' 컬럼 사이를 드래그하면, 모든 업무의 진행 상태가 한 화면에서 보입니다.
제가 Trello에서 가장 유용하게 쓰는 기능은 Butler 자동화입니다. "카드가 검수 컬럼으로 이동하면 담당자에게 자동 알림"처럼 규칙을 만들어두면 수동으로 알릴 필요가 없습니다. 코딩 없이 클릭 몇 번으로 설정 가능합니다. 콘텐츠 기획 프로세스를 이 방식으로 운영한 이후, 이전보다 팀 간 커뮤니케이션 시간이 절반 이상 줄었습니다. 회의도 줄었고, 불필요한 메시지도 줄었습니다.
카드 안에 체크리스트를 넣어서 세부 태스크를 관리하세요. 체크리스트 완료율이 카드에 퍼센트로 표시되어 진행도를 바로 확인할 수 있습니다. 팀원이 현황을 물어보면 보드 링크만 공유하면 됩니다. 설명 없이 링크 하나로 모든 게 전달되는 구조입니다.
| 요금 | 무료 (보드 10개) / Standard $5/월 |
| 핵심 기능 | 칸반 보드, Butler 자동화, 체크리스트, 마감일 관리 |
| 이런 분께 추천 | 기획·마케팅·콘텐츠 업무 흐름이 복잡해서 놓치는 일이 생기는 분 |
■ 5. Grammarly - 영문 문서 품질을 자동으로 끌어올리는 교정 AI
영문 이메일이나 보고서를 써본 분들은 알겁니다. 문법이 맞아도 원어민이 보기에 어색한 표현이 있고, 의도와 다르게 딱딱하거나 공격적으로 읽히는 문장이 생깁니다. Grammarly는 문법 교정에서 멈추지 않고 명확성·어조·표현의 자연스러움까지 실시간으로 분석해 개선안을 제안합니다. 크롬 확장 프로그램으로 설치하면 Gmail, 구글 Docs, 슬랙 등 브라우저에서 쓰는 모든 입력창에 자동 적용됩니다.
영어권 클라이언트와 처음 이메일을 주고받을 때 한 통 쓰는 데 20분씩 걸린 적이 있습니다. 문법은 맞는데 뭔가 어색한 느낌이 계속 들었습니다. Grammarly를 설치하고 나서 그 불안감이 사라졌습니다. "이 표현은 너무 직접적으로 들릴 수 있어요, 이렇게 바꿔보세요"처럼 어조까지 잡아주는 기능이 비즈니스 영어에서 생각보다 훨씬 큰 차이를 만듭니다. 지금도 ChatGPT로 초안을 만들고 Grammarly로 교정하는 2단계 조합을 씁니다.
문서 작성 전에 Goals(목표 설정) 기능을 먼저 설정하세요. 독자 유형(전문가/일반인), 어조(공식/캐주얼), 의도(정보 전달/설득)를 지정하면 그 맥락에 딱 맞는 교정 제안이 나옵니다. 클라이언트 제안서용 설정과 내부 보고서용 설정을 다르게 저장해두면 문서 유형에 따라 바로 전환해서 쓸 수 있습니다.
| 요금 | 무료 (기본 교정) / Pro $12/월 |
| 핵심 기능 | 문법 교정, 명확성 개선, 어조 분석, Goals 목표 설정 |
| 이런 분께 추천 | 영문 이메일·보고서를 자주 쓰는데 어색한 느낌이 계속 드는 분 |
■ IT연구소장 의견: 툴이 아니라 흐름을 설계하세요
오늘 소개한 5가지 툴을 다 써야 하는 건 아닙니다. 하지만 연결해서 쓸 때 진짜 위력이 납니다. 제가 현재 운영하는 흐름은 이렇습니다. Notion에서 기획 구조를 잡고 → ChatGPT로 초안을 뽑고 → Google Docs에서 팀과 다듬고 → Trello로 다음 단계를 이어받습니다. 영문 작업이 들어오면 그 사이에 Grammarly가 들어옵니다.
중요한 건 비싼 툴을 쓰는 게 아닙니다. 내 업무 흐름에서 가장 시간이 많이 걸리는 구간이 어딘지 파악하고, 거기에 맞는 툴을 하나씩 끼워넣는 방식이 가장 효과적입니다. AI를 잘 활용하면 반복 작업에서 벗어나 더 중요한 판단과 기획에 집중할 수 있습니다. 그게 제가 생각하는 업무 자동화의 진짜 목적입니다.
■ 자주 묻는 질문 (Q&A)
Q. Notion과 Trello를 둘 다 써야 하나요?
A. 역할이 다릅니다. Notion은 정보를 저장하고 관리하는 공간, Trello는 업무 흐름을 시각화하는 도구입니다. 처음엔 Notion 하나만 써도 충분합니다. 팀 협업이 늘어나면 Trello를 추가하는 방식을 추천합니다.
Q. ChatGPT 결과물을 그대로 제출해도 되나요?
A. 권장하지 않습니다. AI가 생성한 초안은 사실 확인과 맥락 검토가 필요합니다. 초안을 80%로 보고, 내 언어로 다듬는 20%가 글의 완성도를 결정합니다. 결과물의 책임은 결국 사람에게 있습니다.
Q. Grammarly는 한국어도 지원하나요?
A. 현재 영어 전용입니다. 한국어 교정은 네이버 맞춤법 검사기나 ChatGPT에 "이 문장의 맞춤법과 어색한 표현을 교정해줘"라고 요청하는 방식을 활용하세요.
Q. 5개 툴을 다 유료로 쓰면 비용이 얼마나 드나요?
A. Notion Plus($10) + ChatGPT Plus($20) + Grammarly Pro($12) 기준 월 약 $42(약 6만원)입니다. Google Docs와 Trello는 무료 플랜으로 충분합니다. 처음엔 전부 무료로 시작하고, 필요한 것만 유료로 전환하는 방식을 추천합니다.
Q. 2탄에서는 어떤 툴을 다루나요?
A. 2탄에서는 일정 관리와 팀 협업 자동화 툴 5가지를 소개합니다. Slack, Asana, Google Calendar 등 팀 단위 생산성을 높이는 툴들을 깊이 있게 다룹니다.
궁금한 AI 툴이나 자동화 방법이 있다면 댓글 남겨주세요!
모두가 업무 자동화를 하는 그 날까지, 앞으로 다양한 정보 공유하겠습니다.
지금까지 IT연구소장이었습니다.