안녕하세요. IT 트렌드와 업무 자동화를 연구하는 IT연구소장입니다.
이 글은 ChatGPT, Notion, Toggl Track을 활용해 하루 업무 루틴을 AI로 설계하는 방법을 다룹니다. 아침 계획부터 퇴근 전 정리까지, IT연구소장이 실제로 운영하는 루틴 구조를 그대로 공개합니다. 업무 자동화, AI 생산성 툴, 직장인 하루 루틴에 관심 있는 분께 도움이 됩니다.
열심히 일했는데 퇴근하면서 "오늘 뭘 했지?"라는 느낌, 익숙하지 않으신가요?
저도 그랬습니다. 문제는 의지가 아니었습니다. 하루 업무를 설계하는 방식이 없었던 겁니다. 지금은 AI 툴 세 가지를 조합해서 아침 루틴부터 퇴근 정리까지 시스템으로 돌리고 있습니다. 그 결과 하루가 끝날 때 "오늘 뭘 했지?"라는 느낌이 완전히 사라졌습니다. 오늘은 그 구조를 그대로 공개합니다.
■ 왜 루틴이 없으면 AI 툴도 소용없나
AI 툴을 도입하고도 생산성이 안 오르는 사람들의 공통점이 있습니다. 툴은 있는데 언제, 어떻게 쓸지 정해놓지 않았다는 겁니다. ChatGPT를 켜놓고 "뭘 물어볼까" 고민하거나, Notion을 만들어놓고 정작 업무 시작 전에 열어보지 않는 경우입니다.
툴은 루틴 안에 들어와야 효과가 납니다. 정해진 시간에, 정해진 방식으로 쓰는 게 핵심입니다. 저는 하루를 크게 세 구간으로 나눠서 각 구간에 맞는 AI 툴을 배치했습니다. 출근 직후 기획 구간, 오전 집중 실행 구간, 퇴근 전 정리 구간입니다. 이 구조를 잡고 나서 하루가 끝날 때 "오늘 뭘 했지?"라는 느낌이 사라졌습니다.
| 루틴 구간 | 목적 | 활용 툴 |
| 출근 직후 (09:00~09:30) | 하루 업무 계획 수립 | ChatGPT + Notion |
| 오전 집중 구간 (09:30~12:00) | 핵심 업무 실행 | Google Workspace + ChatGPT |
| 퇴근 전 (17:30~18:00) | 업무 정리 및 내일 준비 | Notion + Toggl Track |
■ 아침 루틴: ChatGPT로 하루 계획을 10분 안에 끝내는 법
출근 후 가장 먼저 하는 일은 ChatGPT에 오늘의 업무 목록을 붙여넣고 우선순위를 잡는 것입니다. 프롬프트는 간단합니다. "오늘 해야 할 업무 목록이야. 긴급도와 중요도를 기준으로 우선순위를 정리해줘. 예상 소요 시간도 붙여줘." 30초 안에 오늘의 업무 구조가 잡힙니다.
이걸 Notion 오늘의 할일 페이지에 붙여넣으면 아침 계획이 끝납니다. 예전엔 출근해서 "뭐부터 하지" 고민하며 30분을 날렸는데, 지금은 10분 이내로 줄었습니다. 계획 세우는 데 에너지를 쓰지 않으니 실행에 집중할 수 있게 됩니다.
| 사용 툴 | ChatGPT (무료) + Notion (무료) |
| 소요 시간 | 10분 이내 |
| 핵심 프롬프트 | "업무 목록 + 긴급도·중요도 기준 우선순위 + 예상 소요시간 추가해줘" |
■ 오전 집중 구간: AI를 보조로 써야 실행 속도가 올라간다
오전 집중 구간은 하루 중 몰입도가 가장 높은 시간입니다. 이 시간에 가장 중요한 업무를 배치하고, AI는 보조 도구로만 씁니다. 보고서 초안은 ChatGPT에게 맡기고, 저는 검토와 수정에만 집중합니다. 이메일 답변도 마찬가지입니다. 직접 처음부터 쓰지 않고 ChatGPT가 초안을 잡아주면 톤과 내용만 다듬습니다.
구글 Docs에서 작업할 때는 Gemini 사이드바를 활용합니다. 문서를 열어둔 상태에서 옆 패널에 지시하면 바로 내용을 추가하거나 요약해줍니다. 별도 창을 오가는 번거로움 없이 작업 흐름이 끊기지 않습니다. 예전엔 보고서 하나에 2시간이 걸렸는데, 지금은 초안 포함 1시간 이내로 끝납니다.
| 사용 툴 | Google Docs + Gemini 사이드바 / ChatGPT |
| 핵심 원칙 | AI는 초안 담당, 나는 판단·수정 담당으로 역할 분리 |
| 절약 효과 | 문서 작업 시간 평균 50% 이상 단축 |
■ 퇴근 전 루틴: 10분 기록이 다음 날 아침 20분을 돌려준다
퇴근 전 10분이 다음 날 아침을 결정합니다. Toggl Track에서 오늘 시간 기록을 확인하고, 어떤 업무에 예상보다 시간이 많이 걸렸는지 파악합니다. 그리고 Notion에 오늘 완료한 일·미완료 항목·내일 이어서 할 일을 간단히 정리합니다.
이 루틴 전에는 다음 날 출근해서 "어제 어디까지 했더라"를 파악하는 데 10~20분을 썼습니다. 지금은 Notion을 열면 바로 어제 상황이 보이기 때문에 즉시 실행으로 들어갑니다. 하루 10분 투자가 다음 날 아침 20분을 돌려줍니다.
| 사용 툴 | Toggl Track + Notion |
| 소요 시간 | 10분 이내 |
| 기록 항목 | 오늘 완료 / 미완료 / 내일 최우선 업무 3가지 |
■ IT연구소장 의견: 루틴이 없으면 AI도 그냥 장난감입니다
AI 툴 소개 글을 보고 "나도 써봐야지" 하고 설치만 해두는 분들이 많습니다. 저도 그 단계를 거쳤습니다. 하지만 언제, 어떤 순서로, 어떤 목적으로 쓸지 정해놓지 않으면 결국 안 쓰게 됩니다.
제가 생각하는 AI 활용의 핵심은 단순합니다. AI는 반복적이고 시간이 걸리는 작업을 대신하고, 사람은 판단과 방향 설정에 집중하는 구조입니다. 이 구조가 하루 루틴 안에 자리 잡히면 업무 효율은 자연스럽게 올라갑니다. 거창하게 시작할 필요 없습니다. 지금 당장 ChatGPT에 오늘 할 일 목록을 붙여넣는 것부터 시작해 보세요. 그게 첫 번째 루틴입니다.
■ 자주 묻는 질문 (Q&A)
Q. 루틴을 매일 지키기 어렵지 않나요?
A. 처음엔 의식적으로 해야 하지만 2주만 지나면 자동으로 됩니다. 특히 퇴근 전 10분 기록 루틴은 익숙해지면 가장 효과가 큰 습관이 됩니다.
Q. 재택근무자에게도 같은 루틴이 맞나요?
A. 오히려 재택근무자에게 더 효과적입니다. 출퇴근 경계가 없을수록 시작과 마무리 루틴이 업무 집중도를 잡아줍니다.
Q. Toggl Track 말고 다른 시간 추적 툴도 있나요?
A. Clockify도 무료 플랜이 탄탄한 대안입니다. 팀 단위라면 Clockify, 개인 용도라면 Toggl Track을 추천합니다.
Q. Notion 대신 다른 툴로도 이 루틴이 가능한가요?
A. 가능합니다. 구글 Keep이나 Obsidian으로도 동일한 구조를 만들 수 있습니다. 다만 Notion은 데이터베이스와 캘린더 연동이 가장 편리해서 추천합니다.
Q. 루틴이 무너지는 날에는 어떻게 하나요?
A. 전부 지키려 하지 말고 퇴근 전 10분 기록만 남기세요. 내일 아침 계획 루틴에서 다시 리셋할 수 있습니다. 완벽한 루틴보다 복구 가능한 루틴이 더 중요합니다.
궁금한 AI 툴이나 자동화 방법이 있다면 댓글 남겨주세요!
모두가 업무 자동화를 하는 그 날까지, 앞으로 다양한 정보 공유하겠습니다.
지금까지 IT연구소장이었습니다.